Составление списка дел

Составление списка дел – содержание, этапы и время для составления to-do-list.

Актуальность

С тех пор, как древний человек выцарапал на стене пещеры первый to-do-list, который был довольно кратким и включал в себя пункты «Добыть огонь, найти еду» и «Не быть съеденным», целеустремленные люди активно составляют подобные списки, в той или иной форме кратко записывая поставленные перед ними задачи.

Первый «список дел» не сильно эволюционировал с поры тех темных опасных дней в своей основной задаче – необходимости планировать наш день и тратить время эффективно, однако списки стали гораздо более сложными.

Сегодня краеугольными камнями списка дел являются: как составить, что записать, а от чего отказаться. Главная же задача заключается в том, чтобы превратить список дел в мощный инструмент тайм-менеджмента и управления своей жизнью.

Вам потребуется 15 минут в конце каждого рабочего дня, чтобы составить to-do-list на завтра.

Когда это делать

По иронии первым делом дня не должно быть составление списка дел - он уже должен ждать вас на письменном столе. В конце концов, есть гораздо более важные вещи, которые должны быть выполнены в самое продуктивное время дня, как, например, чашка кофе (шутка) или выполнение важного куска работы (уже не до шуток). Поэтому to-do-list должен составляться в конце рабочего дня, что вы также можете запланировать в своем органайзере.

Написание списка дел накануне имеет множество преимуществ по сравнению с переносом этой процедуры на утро. В конце концов, вы только что закончили работу дня и имеете четкое представление, где (на каком этапе) проекта вы сейчас находитесь и что вам нужно предпринять дальше. До какой работы вы так и не добрались сегодня? Какие задачи неизбежно откладываются на завтра?

Написание списка дел также может быть важным психологическим упражнением – способом понять, что все не может быть выполнено за один день. Но, тем не менее, каждый новый день хоть на шаг приближает нас к решению задачи, и в конце дня мы вполне можем оценить вклад дня при помощи вычеркивания пунктов, которые мы выполнили. Случалось ли вам когда-нибудь переживать о том, что «сегодня день прошел впустую»? Как ни странно, но в большинстве случаев это переживание очень далеко от истины – список дел как раз и позволяет понять, куда ушло время, что было выполнено.

Планируйте заранее – не только на завтра, а на всю неделю.

Делать:

• Проверьте завтрашний календарь и рабочее расписание. Скорее всего, найдутся какие-то запланированные встречи и критические дедлайны. Это первое, что необходимо включить в список для того, чтобы он стал эффективным инструментом вашей работы.
• Планируйте заранее. На горизонте маячит большой кусок работы? Возможно, завтра (из-за относительной незагруженности) – лучшее время, чтобы начать его выполнять. Мало ли что случится послезавтра – возможно, непредвиденные срочные задания помешают вам спокойно поработать над важным проектом.
• Проверьте свой список дел, чтобы уже сегодня сосредочиться на важных задачах.

Не делать:

• Не стоит составлять список дел «одномоментно» - так вы рискуете включить в него только срочные дела и позабыть о делах важных. Список дел лучше всего составлять на протяжении всего дня. Вспомнили о чем-то важном – тут же записали в список. Так вы снижаете риск позабыть о важном деле, которое пока «не горит». В конце концов вам останется только «свести» все важные и срочные дела в один день, чтобы понять, что делать сначала, а что на потом, на что потратить крупный кусок времени, который у вас есть, допустим, с 14 до 18 часов, а какие важные мелочи переделать в 20-минутные перерывы между разными делами и встречами.

• Не включайте в список дела, которые, как вы думаете, «могут» возникнуть. Список дел – это подвижная сущность. Если проблема или задача действительно возникнет, вы измените свой план, а пока не стоит об этом думать.

Цветовая приоретизация

Использование цветов при составлении списка дела – простой и эффективный способ определить и категоризовать многочисленные дела, которые вы запланировали.

Когда доходит до расстановки цветов, люди использовают разные критерии, чтобы определить, как расставить задачи. В общем, однако, «светофорная» система работает лучше всего. Задания, выделенные красным, должны быть в любой случае выполнены сегодня. Желтые важны, однако конец света не наступит, если перенести их на завтра. Если вы не выполните дело, выделенное зеленым цветом, никаких неблагоприятных последствий не наступит.

Есть множество способов выделить задачу цветом. После того, как вы составили список, быстро пройдитесь по пунктам и пометьте задачи разными маркерами.

Делать:

• Если дело уже несколько дней перекочевывает изо дня в день, автоматически отдавайте ему высокий приоритет. Раз вы не упускаете его из виду, значит, это важно. Раз важно, не стоит затягивать с выполнением, чтобы не пропустить дедлайн.

Не делать:

• Не выделяйте все красным – это дизориентирует. В идеале разными цветами должно быть обозначено одинаковое количество задач – например, три важных и срочных, три важных, но несрочных, и три неважных и несрочных. Нет смысла включать в каждый день только важные дела в большом количестве - вы попросту не успеете их выполнить.